Как подготовить задание складу в Китае

Фраза «проверьте товар перед отправкой» оставляет слишком много вопросов. Нужно ли вскрыть каждую коробку? Проверить количество единиц или только грузовых мест? Сравнить цвет с фотографией или протестировать работу? Чем конкретнее задание, тем понятнее результат.

Свяжите поставщика, заказ и артикул

Подготовьте список ожидаемых поступлений. Для каждого заказа укажите поставщика, контакт, ссылку или название товара, артикулы, количество и предполагаемую дату отгрузки. Если один товар приходит от нескольких продавцов, разделите партии в таблице.

Это помогает сопоставить фактически поступивший груз с вашим заказом. До отправки товара на склад согласуйте порядок приёмки и способ, по которому сотрудники узнают вашу партию.

Опишите объём проверки

Отдельно перечислите параметры, которые важны для решения об отправке. Например: количество изделий, модель, цвет, наличие комплектующих или внешнее состояние. Приложите фотографии нужного варианта и список допустимых отличий.

Заранее определите, достаточно ли выборки или нужна проверка каждой единицы. Сложная проверка оборудования и испытания требуют отдельного согласования: обычный визуальный осмотр не даёт тех же сведений.

Задайте формат фото- и видеоотчёта

Полезный отчёт отвечает на конкретный вопрос. Если важно проверить комплектность, попросите показать все комплектующие рядом с товаром. Если маркировку — этикетку крупным планом и её расположение на упаковке. Уточните, как в отчёте отличать артикулы и партии.

Согласуйте, какие сведения передать при расхождении и кто принимает решение о дальнейших действиях. Неоднозначность лучше разобрать до переупаковки и отправки.

Согласуйте упаковку и этикетки

Опишите, что нужно сохранить, заменить или добавить: заводские коробки, защитные материалы, паллеты, обрешётку. Передайте макеты этикеток и инструкцию по нанесению, если заказана маркировка в Китае.

Для партии с несколькими артикулами нужна понятная связь между товаром и этикеткой. До обработки всей партии согласуйте образец. Дополнительная упаковка может изменить вес и объём — итоговые сведения понадобятся для расчёта перевозки.

Определите условие отгрузки

Укажите, нужно ли дождаться всех поставщиков, вашего подтверждения отчёта или готовности документов. Согласуйте передачу груза перевозчику, состав партии и сведения, которые склад должен передать вместе с ней.

Для начала достаточно списка товаров и краткого описания нужных работ. На странице складских услуг можно отправить задание и обсудить приёмку, проверку, консолидацию и подготовку груза.